Als Nachunternehmer Aufwand, Kosten und Risiko minimieren

Die Baubranche: Ein dynamisches Umfeld, in dem reibungslose Zusammenarbeit zwischen Generalunternehmern und Nachunternehmern von entscheidender Bedeutung ist. Kommt aber in diesem Zusammenhang digitales Baumanagement zur Sprache, resultiert daraus häufig die Sorge vor zusätzlichem bürokratischem Aufwand. Doch genau das Gegenteil ist der Fall.

Eine gut funktionierende Software-Lösung hat nicht nur viele Vorteile für Generalunternehmer, sondern auch für Nachunternehmer. Die reibungslose Zusammenarbeit in puncto Datenaustausch, Transparenz und Nachverfolgbarkeit erreicht ein Level, mit dem den wachsenden Anforderungen ohne großen Ressourcenaufwand nachgekommen werden kann. Vernetzung ist hier das Zauberwort.

DEXEVO – seit über 10 Jahren Experte & Partner, wenn es um rechtssicheres digitales Nachunternehmer-Management in der Bauindustrie geht. Als führender Anbieter finden wir gemeinsam mit Generalunternehmern und Nachunternehmen kluge Lösungen. Solche, die dauerhaft stabil funktionieren und den aktuellen Entwicklungen der Bau-IT-Systemlandschaft Rechnung tragen.  

Digitalisierung bedeutet für uns, aufwendige und repetitive Tätigkeiten zu automatisieren. Dabei immer im Fokus: Der Schutz Ihrer sensiblen Daten. Wir erfüllen sämtliche Anforderungen der DSGVO, dank definierbarer Löschfristen und umfangreicher Berechtigungskonzepte. Und damit unbemerkte Daten-Manipulation keine Chance hat, stellen wir die Nachverfolgbarkeit aller Daten-Transfers und Änderungen durch unseren Changelog sicher.  

Dieser Artikel beleuchtet die Vorteile der DEXEVO DECAMS^® WARP-Software. Lesen Sie, warum nicht nur Generalunternehmer von digitalen Assistenten profitieren, sondern auch Nach- und Subunternehmer unschätzbaren Nutzen daraus ziehen können. 

First things first: Der Kostenfaktor

Arbeiten Firmen als Nachunternehmer mit Generalunternehmern zusammen, gilt es, den Überblick über geforderte und abgelaufene Nachweise zu behalten. Durch den Einsatz der DEXEVO DECAMS^® WARP-Plattform wird diese Herausforderung kinderleicht: Der Generalunternehmer betreibt die Plattform, der Nachunternehmer erhält kostenfreien Zugang, um Daten unkompliziert einzugeben oder Nachweise einzureichen. Das bedeutet, der Nachunternehmer profitiert von den Vorteilen einer digitalen Lösung. Und: Es entstehen keine direkten Kosten, was gerade für kleinere Bauunternehmen eine erhebliche Erleichterung ist.

Effektiver Schutz des Nachunternehmers

Alle Beteiligten eines Bauvorhabens unterliegen einer Vielzahl von gesetzlichen Bestimmungen. Entscheidet sich der Generalunternehmer für den Einsatz der DEXEVO WARP-Plattform, so versucht er, die durch die Auflagen entstehenden Aufwände in der Verwaltung von Bescheinigungen und Nachweisen zu minimieren. Indem sie ihre Nachweise digital verwalten, können Nachunternehmer gesetzliche Anforderungen wesentlich einfacher einhalten als bei manueller Verwaltung. Dieses System minimiert das Risiko von Fehlern und Versäumnissen, die bei der manuellen Dokumentation häufig vorkommen – es schützt also vor allem den Nachunternehmer selbst.

Übersicht ändert alles

Die WARP-Plattform fungiert als zentraler Hub für sämtliche Aufgaben und Nachweise des Nachunternehmers. Ein übersichtliches Dashboard gibt zu jeder Zeit Auskunft darüber, welche Nachweise kurz vor dem Ablauf stehen oder bereits abgelaufen sind. Auch die Transparenz im Auditprozessen ist von Bedeutung. Mit einer digitalen Lösung behalten Nachunternehmer jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand. Das Mitarbeiter-Management lässt sich mit DEXEVO WARP ebenfalls ganz leicht handeln. Die Plattform ermöglicht es dem Nachunternehmer, Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks anzulegen und flexibel den verschiedenen Projekten zuzuordnen. Mitarbeiter-Nachweise werden ganz automatisch an die relevanten Projekte verteilt. So entfällt auch die separate Pflege von Mitarbeiter- bzw. Anwesenheitslisten – ein weiterer Vorteil, der zudem eine enorme Zeitersparnis mit sich bringt.

Effizient auf Knopfdruck

Mithilfe der Software können Nachunternehmer die geforderten Dokumente zeitsparend verwalten. Gerade Fachkräfte, die sich selbstständig machen, umgehen dank der digitalen Plattform die mühsame Einarbeitung in komplexe rechtliche Anforderungen und Sachverhalte. Auch das Faxen oder der Postversand wichtiger Dokumente entfällt. Genauso zeitraubende Rückfragen und Doppelarbeit, wenn der Ansprechpartner beim Generalunternehmer einmal abwesend ist. Sämtliche Nachweise sind mithilfe der Cloud Plattform ganz einfach per Knopfdruck griffbereit. Nachunternehmer bekommen damit also ein effizientes Tool an die Hand, um Verwaltungsaufgaben spielend zu bewältigen. Besonders smart: Arbeitet ein Nachunternehmer an mehreren Projekten des Generalunternehmers, muss ein Nachweis nur einmal über die Plattform eingereicht werden. Anschließend wird dieser automatisch an die relevanten Stellen beim Generalunternehmer verteilt. Bedeutet: Keine Doppelarbeit für den Nachunternehmer, dafür mehr Zeit für die Bearbeitung der Aufträge. Doch nicht nur die Zeitersparnis und eine saubere Dokumentation sind die großen Themen im Nachunternehmer-Management.

Datenschutz ohne Kompromisse

Unsere digitale Plattform ist aber nicht nur eine zeitsparende und kosteneffiziente Lösung, auch der Datenschutz ist gewährlistet. So sichert DEXEVO WARP die Vertraulichkeit aller Mitarbeiterdaten durch ein integriertes DSGVO- und Löschkonzept. Granulare Berechtigungsstrukturen stellen sicher, dass sensible Daten nur von Mitarbeitern einsehbar sind, die diese auch zwingend für die Auditierung und Plausibilisierung benötigen.

Für Nachunternehmer, die mit verschiedenen Generalunternehmern zusammenarbeiten, eröffnet die DEXEVO Baustellensoftware eine neue Dimension in Sachen Effizienz und Teamwork. Denn alle Generalunternehmer müssen die gleichen gesetzlichen Anforderungen in der Zusammenarbeit mit Nachunternehmern erfüllen. Dadurch ähneln oder entsprechen die Dokumentenanforderungen eines Auftraggebers oft den Standards anderer Generalunternehmer. Ein klarer Vorteil für Nachunternehmer: Auditierte Nachweise einer Plattform lassen sich einfach auf eine weitere DECAMS^® WARP-Plattform übertragen.

Dank Exportfunktion mit wenigen Klicks zum grünen Compliance-Status

Als wahrer Gamechanger erweist sich die Export-Funktion der Plattform. Ein Nachunternehmer kann damit jederzeit alle aktuellen Nachweise exportieren und einem anderen Generalunternehmen zur Verfügung stellen, unabhängig davon, ob dieser eine DEXEVO Softwarelösung nutzt oder nicht. Reibungsloser Austausch von Informationen und Dokumenten, unabhängig von den verwendeten Systemen: Allein diese Flexibilität hebt die Zusammenarbeit zwischen General- und Nachunternehmern aufs nächste Level.

Doch was, wenn sich der Nachunternehmer bei der Pflege seiner Nachweise auf die DEXEVO WARP-Plattform eines Generalunternehmers verlässt und diese ihn nicht mehr an bald ablaufende Nachweise erinnert? Das kann vorkommen, wenn nach Abschluss eines Projektes das nächste noch nicht gestartet ist. Aber auch für diese Fälle hat DEXEVO eine Lösung: Entscheiden sich General- und Nachunternehmer für die s.g. Dauerüberwachung, kann der Nachunternehmer die Plattform weiter nutzen – auch ohne spezifische Beauftragung durch den Generalunternehmer – um seine Nachweise immer auf dem aktuellen Stand zu halten. Das schafft Vertrauen – die Basis für eine langfristige Zusammenarbeit.

DEXEVO wird von immer mehr Generalunternehmern eingesetzt. Wird der Nachunternehmer von einem weiteren Generalunternehmer beauftragt, der ebenfalls auf DEXEVO setzt, hält die Plattform noch ein weiteres Highlight bereit. Eines, das es Nachunternehmern ermöglicht, alle Nachweise auf einen Schlag auf einer neuen Plattform zur Verfügung zu stellen: Die „Stapelverarbeitung“-Funktion. Dank dieses Tools können die Nachweise mühelos importiert und kurzerhand dem neuen Generalunternehmer zum Audit übermittelt werden.

Geschwindigkeit

Vorbereitung ist alles – denn unerwartete Prüfungen durch Behörden wie den Zoll oder Sozialversicherungs-Einzugsstellen kommen regelmäßig vor. Egal ob im Rahmen der bundesweiten Schwerpunktprüfungs-Tage oder bei einer routinemäßigen, verdachtsunabhängigen Prüfung. Hier zeigt die DEXEVO-Plattform ihre wahre Stärke und liefert Nachunternehmern nicht nur eine effiziente Dokumentenverwaltung, sondern auch einen unschätzbaren Vorteil bei Audits. Digitale Archivierung von Nachweisen ist hier das Stichwort und bedeutet nichts anderes als: Ein Klick statt stundenlanger Suche für den Export der gesamten Nachweis-Historie in der Zusammenarbeit mit einem Generalunternehmen. Die DEXEVO-Software ermöglicht es dem Nachunternehmer, auf Knopfdruck sämtliche für ein Projekt oder einen bestimmten Zeitraum erfassten Dokumente herunterzuladen. Sofortiger Zugriff, kein manuelles Suchen und Zusammentragen von Dokumenten.

Professionalität

Mit einem Klick die volle Kontrolle über alle relevanten Nachweise zu haben, ist nicht nur ein Zeichen von Effizienz, sondern dient auch als strategische Maßnahme bei Audits. Denn die Nutzung von DEXEVO DECAMS^® WARP ist noch viel mehr als eine effiziente Maßnahme zur Dokumentenverwaltung: Sie ist eine klare Botschaft an kontrollierende Organe wie Zoll, Finanzamt und Sozialversicherungs-Einzugsstellen, die Professionalität signalisiert. Durch die Nutzung der WARP-Plattform wird klar: Die Verpflichtung in Sachen Dokumentation und Compliance werden ernst genommen, denn die Prozesse der Nachunternehmer sind standardisiert und strukturiert. Eine vertrauensbildende Maßnahme, die allen Beteiligten einen klaren Vorteil in Prüfungssituationen verschafft.

Risiko-Nachverfolgung entlang der Untervergaben

Auch wenn die WARP-Plattform vor allem in der Zusammenarbeit von General- und Nachunternehmern zum Einsatz kommt, ist sie nicht auf diese Konstellation beschränkt. Auch für die effiziente Zusammenarbeit zwischen Nachunternehmern und ihren jeweiligen Subunternehmen bietet die WARP-Plattform Vorteile – sowohl für die Prozessoptimierung als auch im Risikomanagement. Denn auf der zentralen Plattform lassen sich auch Untervergaben entlang der Subunternehmerkette abbilden. Beauftragt ein Nachunternehmer einen oder mehrere Subunternehmer, ermöglicht die zentrale Plattform nicht nur die vollständige Erfassung aller Mitarbeiter, die zur Erfüllung seiner vertraglich zugesicherten Leistung beitragen. In Abstimmung mit dem Auftraggeber können auch Subunternehmer kostenlosen Zugang zu WARP erhalten. So können die Vorzüge der Plattform auch genutzt werden, um sicher zu gehen, dass der Subunternehmer alle rechtlich erforderlichen Nachweise zur Verfügung stellt.

Die WARP-Plattform bietet Nachunternehmern also entscheidenden Risikoschutz. Die umfassende Erfassung und Auditierung der Nachweise macht es möglich. Eventuelle Risiken, die sich entlang der Subunternehmerkette ergeben könnten – zum Beispiel fehlende Nachweise innerhalb des Ausführungszeitraums – werden frühzeitig erkannt und können proaktiv angegangen werden. Inzwischen setzen immer mehr Nachunternehmen auf die Plattformlösung von DEXEVO, um Nachweise von beauftragten Unternehmen und deren Mitarbeiter zu erfassen und lückenlos nachzuverfolgen. Ein Trend, der zeigt, wie sich die Branche aktiv in Richtung digitale Selbstoptimierung bewegt.